Een ontslagbrief per e-mail, oftewel ontslag nemen met een e-mailbericht: een voorbeeld ervan.
Als mensen de keus hebben om een ontslagbrief, of enig andere brief, te versturen: per briefpost of e-mail, dan wordt vaak gekozen voor het laatste.
Er zijn ook een aantal nadelen aan dit communicatiemedium, met name qua betrouwbaarheid en afleverzekerheid, wat betreft garanties op het juist afleveren van berichten, maar ook met het oog op veiligheid en vertrouwelijkheid, waar het helaas ook kan gebeuren dat berichten onderschept worden.
Door het gemak en comfort van e-mail hebben sommigen ook de neiging om te denken dat e-mail minder serieus is. Dit komt soms tot uiting doordat ingebouwde faciliteiten van e-mail, zoals de aflever- en leesbevestigingen (en met name de laatste) minder serieus worden behandeld dan (weliswaar betaalde) verzendbewijzen bij reguliere briefpost.
Ondanks alle mogelijke nadelen, zwaktes en belemmeringen ligt de keuze alsnog vaak bij e-mail.
Er zijn ook genoeg stappen die genomen kunnen worden om de zwaktes en nadelen te minimaliseren, zoals meerdere personen, afdelingen of een combinatie van beide te adresseren en door gevoelige gegevens versleuteld te versturen.
Hierbij worden enkele voorbeelden zijn op deze website ter beschikking gesteld, die vervolgens volledig aangepast en gebruikt mogen worden. Voor meer en aanvullende informatie, zie ook: ontslagbrief per mail en ontslagbrief mailen.
Let op: Alles wat tussen blokhaken ([]) staat is waar één of meerdere keuzes gepresenteerd worden. Alles is naar wens aan te passen.
Hieronder volgt een voorbeeld van een ontslagbrief met een formele toonzetting.
onderwerp: beëindiging arbeidsovereenkomst
plaats en datum: [plaats], [datum]
inzake: beëindiging arbeidsovereenkomstGeachte [mevrouw/heer naam/afdeling persooneelszaken],
Hierbij wil ik u informeren dat ik per [datum] mijn dienstverband zou willen opzeggen en daarmee mijn ontslag aanbied, met inachtneming van de opzegtermijn van een [tijdsbestek], per [datum].
Graag ontvang ik een bevestiging en informatie omtrent mijn ontslagprocedure. Mocht u een gesprek op prijs stellen, aangaande mijn ontslag, ben ik hiervoor beschikbaar.
Veel dank voor de samenwerking en werkervaring.
Hoogachtend,
[naam]
Hieronder volgt een voorbeeld van een ontslagbrief met een informele toonzetting.
onderwerp: beëindiging dienstverband
plaats en datum: [plaats], [datum]
betreft: beëindiging dienstverbandBeste mevrouw/meneer [naam],
Na veel moed te moeten hebben verzamelen hiervoor, met enorme tegenzin en een knoop in mijn buik, wil ik allereerst iedereen bedanken en bij deze melden dat ik vanaf [datum] helaas mijn werkzaamheden zou willen beëindigen, dus hiermee mijn ontslag aanbied. Ik neem natuurlijk de opzegtermijn van [tijdsbestek] in acht, vanaf [datum].
Ik heb mijn tijd als bijzonder prettig en leerzaam ervaren, maar wegens omstandigheden ben ik genoodzaakt om mijn werk bij dit bedrijf te beëindigen. Als er nog behoefte is aan een gesprek wat betreft mijn ontslag dan hoor ik het graag.
Wellicht dat ik in de toekomst ooit weer in dienst kan treden bij dit bedrijf, maar voorlopig zal ik afscheid van het bedrijf moeten nemen.
Nogmaals veel dank voor alles en dat ik al die tijd in het bedrijf heb mogen werken, het was een waar privilege.
Met vriendelijke groet,
[naam]
In de bovenstaande voorbeden worden geen aanvullende redenen gegeven voor het ontslag. Hoewel het niet nodig is, tenzij de werkgever er om vraagt, is het wel aan te raden.
Zeker in het geval van een ontslag na een vriendelijk dienstverband, maar ook omdat het simpelweg tijd en moeite kan besparen: mocht de werkgever alsnog om een reden vragen, vereist dit aanvullende terugkoppelingen met meer correspondentie als gevolg.
Een vriendelijke en open houding kan ook op andere fronten voordelen met zich meebrengen. Bedrijven staan geregeld in contact met elkaar staan, vooral in dezelfde branche, en tijdens hun contacten kan ook hun personeel of voormalig personeel ter sprake komen.
De werknemer kan op deze manier enige reputatieschade oplopen, door een houding aan te nemen die als negatief of gesloten zou kunnen worden beschouwd. Terwijl dit relatief simpel te ontwijken is, al dan niet te minimaliseren, door vriendelijk en beleefd te blijven, ook bij het ontslag.
De bovenstaande voorbeelden gaan niet specifiek in op taalgebruik, zoals de keuze qua persoonlijke voornaamwoorden en soortgelijke zaken.
Hoewel, zoals eerder gezegd, de toonzetting ietwat informeel is, is het misschien toch belangrijk om bijvoorbeeld de desbetreffende leidinggevende of medewerker van personeelszaken met “u” aan te spreken, omdat de werknemer niet altijd in contact heeft gestaan met iedereen binnen het bedrijf die zich moet buigen over een ontslag, of simpelweg omdat de bedrijfscultuur het er niet naar maakt.
Beleefdheid in het algemeen een goede zaak. In het meest ongewone en nadelige scenario kan het hoogstens resulteren in verbazing tot lichte verontwaardiging, met name wanneer de werknemer voorheen heel direct en informeel communiceerde en dan naar zeer formeel omschakelt.
Zelfs dan weet menig werkgever dat een ontslagprocedure een ongewone situatie is, die voor de werknemer belangrijk is en waar er wellicht ook onervarenheid zorgt voor spanningen.
Alternatieve voorbeelden van ontslagbrieven zijn op deze website te vinden, waar formuleringen eventueel van uit te wisselen zijn of gebruikt kunnen worden om de bestaande formuleringen mee aan te vullen.